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  • Apple純正オフィス・Be Focusedなど便利なガジェットとアプリでiPhoneを使ってみよう

長くiPhoneを使っていると「普段の仕事にも使えないか」と考えてしまう時があります。

メールやスケジュールなどiPhoneで管理したり、通勤時間や移動中にドキュメントや資料をチェックしたりするなど、効率よく作業をすることができないかと思うのです。

そこで、今回は仕事にも使えるアプリやガジエットの紹介をしたいと思います。

意外と使えるApple純正オフィスアプリたち

仕事上、レポートや提出するドキュメントを作ることは当たり前のこと。

せめて下書きだけでも通勤中に作成できると、会社に着いてから体裁を整えるだけで済ませることができます。

そうなるとiOS用のMicrosoftオフィスアプリを使えば、そのままWordやExcelが利用できるのですが、利用するにはライセンスが必要です。

 

ライセンスがないと編集することができないため、新規作成や編集することもできません。

そんな時は、iOS用のオフィスアプリを利用すれば良いのです。特にドキュメントの作成やメールの下書き、ちょっとしたメモとしての利用も可能なPagesを使いましょう。

 

iPhoneでもiPadでも編集することが可能で、iCloud Driveからもアクセスできるのでいつでもどこでも編集や作成が可能です。

しかもWord顔負けの編集機能があり、文字を太くしたりインデントをつけたり、文字の色を変えたり太さやフォントを変更することができます。文章中に画像を貼りつけたりもできるので、撮影した写真を貼ったレポートを作成するといったことができます。

しかも保存したファイルは、mac OSにも提供されているオフィスアプリと同じなのでiPhoneやiPadでドキュメントの下書きを書いて、MacBookやiMacで体裁を整え、Word形式で保存してiCloud DriveでWindowsと共有することもできてしまうのです。

実際、私も通勤時間を利用してドキュメントの下書きを作成しWordファイルとして保存してから、自分が利用しているメールアドレス宛に送信するといった使い方をしています。

作成する必要があるメール文面、ちょっとしたメモの整理などはiPhoneやiPadがあれば十分です。

 

さらにPagesなら、Windowsで利用できるWEBアプリが提供されています。

ブラウザで検索サイトを開いたら「iCloud」で検索です。画面が表示されたら、Apple IDとパスワードでログインすれば、iPhoneやiPadなどで管理される連絡先の追加や削除、カレンダーへのスケジュール登録、メモ帳の作成や編集、リマインダーなどと連携することができるので、作業効率はさらに向上することでしょう。

しかもこれら全てが無料で利用することができます。

MicrosoftのOffice365ならそれなりにランニングコストがかかってしまいますが、Appleなら、無料で使えてiPhoneやiPad、mac OSとの連携ができるとなったらiPhoneでオフィスを利用しなくても作業ができるということです。

 

iCloud の利用で手軽にiPhoneと連携

非常にシンプルで操作しやすいカレンダーアプリですが、これも先ほど紹介したいiCloudを利用することで、いつでもどこでもどんなOSでもブラウザが利用できれば追加、編集、削除など全ての操作ができ、それらのデータが全て反映されてゆくのです。

 

一度、この便利さを知ってしまうともう後戻りはできません。私は当初はブラウザアプリで対応していました。

しかし、レスポンスが悪く起動に時間がかかることから効率的にしたいと思い、MacBook Proを購入してしまいました。

MacBookとiPhoneの親和性は非常に高く、メールやメッセージ、電話受けたりかけたりすることも可能です。

会社はさすがにMacBookを支給してくれないので、自腹でと思いましたがセキュリティの観点から私物の持ち込みは禁止です。

そのため、しぶしぶWindows端末を利用していますが、いずれチャンスがあればMacBookを勧めていきたい気持ちでいっぱいです。

こうした純粋アプリだけでも、十分仕事がこなせてしまうのがAppleのすごいところですが、さらにiPhoneiPadを仕事向けのデバイスに変えてしまうガジェットやアプリがたくさん存在します。

 

やっぱりハードウェアキーボードがいい!

オフィスでiPhoneを使う時ですが、iPhoneでもパソコンでも使えるマルチデバイス対応のキーボードを購入しました。

普段から使い慣れているフルサイズのキーボードの場合、届いたメールやメッセージなどを返すのに時間がかかりません。

それに仕事中にiPhoneを持って何かしているのは、他人から見ると何をしているのかと疑われたりします。

そのような誤解を招かぬよう、マルチデバイスのキーボードがお勧めです。スマートフォン用スタンドが同梱されているモデルもあるので、いろいろ選んでみてはいかがでしょうか。

 

薄くて小型のマルチデバイス対応キーボードなら、持ち運べるしかさばらないのでカバンに入れておくこともできます。

間違いなくソフトウェアキーボードを利用するより、作業効率が高く何より誤字脱字が減り作業が捗るのではないでしょうか。

一応、モバイル用のキーボードでも良い製品がありますが費用対効果を考えると、薄くてQWERTYキーボードを選ぶようにしています。

特に文字配列が特殊なキーボードの場合、打ちにくく感じることがあります。場合によっては慣れるまでに時間を有する場合など、複雑なケースもあるので良く考えてから購入するようにしましょう。

 

さらに仕事の効率を上げられるアプリたち

これらは純正アプリではありませんが、仕事の効率を上げてくれるアプリたちです。

 

時間管理で作業効率をアップする「Be Focused」

作業をしていると一つのことに集中してしまい、なかなか並列で仕事を進めることができない場合、このアプリがあれば解決できます。

初期設定値は25分で、その後5分間の休憩の計30分が1サイクルとなっています。

4回目の休憩は25分と長めになっていますが、このリズムが集中力を切らさず複数のことを並列でこなせるコツなのかもしれません。

実際に仕上げなくてはならない原稿も、切り替えて対応することで1日で数本を収めることができました。進まないときや捗らないときは、別のことをすると聞いたことがありますが、まさにそれを体現したアプリと言えます。

 

作業が終わった後の疲労感も、あまり感じることがなく効果的に作業を進められます。仕事の優先順位を自分で決めたら、あとはBe Focusedを起動して実行するだけです。

Apple Watchを利用されている方は、アプリをインストールすればiPhoneと連動して時間管理ができるようになります。ぜひ一度、試してみてください。

 

すべてはOne Noteでも管理

Microsoftの無料アカウントを持っている方なら利用できるアプリが、One Noteです。

このアプリは、実際のノートのように書いた文書でも、画像を貼り付けて手順書のように作成したドキュメントや資料でも保存することができます。

カメラを使ってホワイトボードを写せば、背景が白い部分を計算して平面で読みやすくカスタマイズした形で、ドキュメントとして残す事ができます。

後から「写りが悪くて、文字が識別できない」という事もないでしょう。

そしてパソコン版One Noteと連携ができるので、すべてのデバイス間で共有することが可能です。iPadApple Pencilを使って手書きの文字を加えたり、撮影した写真やコピーした画像ファイルを貼り付けることもできてしまいます。

 

そしてそのままWord形式で保存できるので、レポートや提出する資料としても十分なクオリティのドキュメントを、短時間で作成することだってできます。

いろいろなナレッジを集めて1冊のノートのように使える便利さを知ると、手放せなくなりますね。

 

Apple Watchやスマートウォッチは持っていた方がいい

いくらiPhoneでスケジュールやタスクを管理しても、忘れてしまっては意味がありません。

常に身の回りにあるiPhoneですら電話の着信に気がつくのを忘れることがあるぐらいです。

 

忘れないようにするためにも役立つガジェットがApple Watchをはじめとするスマートウォッチです。

先程紹介したBe Focusedでもそうですが、通知系は見逃してしまう恐れが十分ありえます。でもそれを補ってくれるのがApple Watchやスマートウォッチです。

普段からのメールやメッセージは、必要なものだけを通知するようにすることができるので、不要なメールは初めからスルーすることができます。

ただApple Watchやスマートウォッチは、お世辞にも安い買い物とはいえないため、絶対にあったほうが良いというわけではありません。

 

まとめ:まだまだ紹介したいガジェットやアプリが盛りだくさん

iPhoneで仕事なんて考えた事もなかったかもしれませんが、アプリやガジェットは出揃っているといっても過言ではありません。

そう考えるともっと前からiPhoneで仕事ができる環境は整っていたのかもしれません。

iPhoneだけあればノートパソコンがなくても仕事ができることを、これからも紹介していきたいと思います。

ぜひお楽しみに。

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